Todoリストを作って自分の作業効率を上げる【注意とポイント】

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どうもNaoです。

 

自分のやることを整理するにはTodoリストが便利です。
効率的に作業を進めることができます。

 

Todoリスト作成に当たって幾つかのポイントに注意を払えば、さらに効率良く進めることができるので、今回はそのポイントについて書いていきます。

 

本記事の内容

・なぜTodoリストが必要なのか?
・Todoリストの作り方
・Todoリスト作成のポイント

 

毎日の作業にTodoリストを取り入れることで、長期的な作業にも使うことができます。なのでやるやらない関係なく使い方を知って置くだけでも損はないかと思います。

 

勉強にも取り入れることができるので、気になる方は是非読んでみてください。

 

なぜTodoリストが必要なのか?

そもそもTodoリストの目的は、頭にあるやるべきことを整理し、今自分が何をすべきなのかを明確にするためです。

・やるべきことの抜け防止
・やるべきことの洗い出し
・優先順位がはっきりわかる
・進捗状況を明確にできる

 

リスト化して抜き出すことによって優先順がはっきりし、その後の作業に集中して取り組むことができます、何から始めていいかわからない状態から考えると、作業効率も絶対に上がります。

 

僕もこれは普段から考えて実行しています。時間を有意義に使いたいのはもちろん、1日にできることは限られていますからね。なかなか整理できない人は1度やってみるといいかもです。

 

Todoリストはこんな人が使うといい

Todoリストは誰でも作れるし、使い方がわかれば何にでも応用できます、勉強、仕事、家事、1日のスケジュールと考えれるもの大体はいけると思います。Todoリストは誰でも使えますが、特にオススメしたいのが「1日のスケジュールが決めれない人」と「慣れないことを始めようとする人」です。

 

僕の場合は1日のスケジュールを決めるときによく使っていました。

 

というのも、1日にやりたいことがありすぎたため何をどうしていけばいいか全然整理ができなかったからです。やりたいことと作業スピードが全くあってない感じです。

 

なので、このような状況に陥っている人はTodoリストを作って頭の中を整理して進めた方がいいと思います。僕はTodoリストを作ったおかげで、まとまらなかったことがまとまり思った以上にすんなり進めていけることができました。

 

Todoリストの作り方

Todoリストを作る場合2つの方法があります、それは「紙」か「アプリ」かです、「紙」でも「アプリ」でもやることは変わらないので、使いやすい方を使えばいいと思います。

 

やるべき手順はこちらです。

手順①:やるべき作業を書き出す
手順②:優先順位をつける
手順③:メモの順に沿って作業を進める
手順④:作業終わったら、リストを消す

言ってしまえば、こんだけ。超シンプルです。

 

手順①:やるべき作業を書き出す

「いつかやる」と思っていることを実施するために、今自分がやるべきことを書き出していきます。たくさん書いても問題ないです、ここでは頭の中を整理することが大事なのでその作業をしていきます。

 

手順②:優先順位をつける

たくさん書き出した中から今やるべき作業に順番をつけて絞っていきます。多くても6個に絞った方がいいですね。1日限られた時間で作業するとなると6個くらいが限度だと思います。

 

詰め込みすぎてもいいのですが、実現レベルで考えることも大事です。

 

手順③:メモの順に沿って作業を進める

自分が決めた順に作業を進めていきます。

 

長くなる作業は細分化してもOK

作業が曖昧なものになりやすいものは細分化することもオススメです。

 

例えば英語を細分化すると。

 

✅何をするのか
・単語
・文法
・リスニング

それぞれの項目の進め方
・単語の意味を知る/発音を知る
・過去形・過去分詞形の理解
・テキスト/動画を使って確認

時間の割り振りをする
・単語には30分
・文法には20分
・リスニングには10分

 

これだけでも細分化になります。細かくしていくことで何をどのように進めて、どのくらいの時間費やしていけばいいのかがはっきりわかります。

 

内容がブレやすいものほど細かくしていくといいでしょう。

 

手順④:作業終わったら、リストを消す

作業が終わったらチェックマークを消したり、リストを取り外していきます。あとからなって気づいたこと、追加したい項目があれば、リストを更新してもOKです。

 

Todoリストの作成のポイント

Todoリストの作成のポイントはこちら。
ポイント①:やるべきことを5、6つくらいにしてメモる
ポイント②:優先順位を必ずつける
ポイント③:具体的に書く

 

ポイント①:やるべきことを5、6つくらいにしてメモる

Todoリストを作る場合、10、20個といった1日でできないほどの数を書いても実行しようとしても無理なので、まず自分が1日でこなせる数に絞ります、大体5、6個くらい。

 

決断の回数を減らすことで、無駄な考えを起こすことがないので、作業効率に

集中できます。

 

ポイント②:優先順位を必ずつける

優先順位が決まってないとあれもこれもとなって何もできなくなるので、短時間で済ませれるものから進めていく方がいいですね。

 

作ったリストが徐々に減っていくと「残り〇〇だから頑張ろう!」って気持ちになり、モチベーションも上がります。

 

ポイント③:具体的に書く

あまり簡単に書くと自分のやる内容がわからなくなったりします、優先順位を付け作業していくので、後半の方のリスト内容が簡潔すぎると忘れます。ぶっちゃけ作業内容が不透明になりかねないです。

 

僕が思うに自分で確認してわかる範囲で具体的に書いていけばいいと思います。

 

アプリでTodoリストを作成するならEvernoteがオススメ

 

EvernoteはTodoリストを作る以外にもデータ、書類の共有、ワークチャットやボイスメモなどの機能もあるので超便利です。

 

僕自身Blogを書く際に毎回利用しています。

 

Word、Excelと似た機能も使えるので、Evernote1つあればTodoリストだけでなく、メモとしても使えるので重宝します。それに同じクラウドのアプリなので、iPhone、Android、Mac、Windows全てに対応しています。

 

Evernoteの良さを書くと収まりきれないので、こちらの記事で詳しく解説しています。
参照>>【無料】使いやすいメモアプリ【Evernote】の活用法を解説

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まとめ:Todoリストを作って作業効率化

今回のTodoリストの作成とポイントを要約するとこんな感じです。

 

Todoリスト作成順序

順序①:やるべき作業を書き出す
順序②:優先順位をつける
順序③:メモの順に沿って作業を進める
順序④:作業終わったら、リストを消す

 

Todoリスト作成のポイント

ポイント①:やるべきことを5、6つくらいにしてメモる
ポイント②:優先順位を必ずつける
ポイント③:具体的に書く

TodoリストはExcelなどでも作成できますが、上記でも説明したEvernoteなどを活用することで効率的に作成できます、Todoリストには利点も多いので活用した方がいいと僕は思いますね。
チームで動くことようなことがあればbacklogがオススメです、進捗状況がリアルタイムで分かったり、コメントしあったりと色々できることが多いので、作業の効率化ができます。

 

実際企業でも結構使われているようで、そのくらい優秀なツールということです。

 

ということで、今回はTodoリストについて書いていきました。Todoリストを作る時は自分が使いやすいものを使えばいいと思います、正直1番いいというものはない気がします、自分が使いやすかったらそれが1番です。

 

あまり深く考えずにやるべきことを書いて優先順位を付けて進めていくと、さっとできちゃったり、いつも以上にすんなり進んだりします。

 

終われば目視でリストが減っていくのがわかるので、達成感があります。それがモチベーションにも繋がりっていきます。

 

そんな感じで繋がって作業効率を上げるのがTodoリストです。
自分のやることが整理できない人は1度作って、作業の完結を成し遂げてみてください。

 

絶対できると僕は信じてます。

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